この記事では、Microsoft 365で使えるExcel関数を、仕事で使う順番に近い形で整理する。

選ぶ基準は新しさではなく作業に効くか

関数を覚える目的は、関数名を増やすことではない。抽出、検索、集計、文字列整理、数式整理のどこに効くかで見る。

仕事では新しいかどうかより、壊れにくく説明しやすいかが効く。

初心者向けに先に覚えたい関数

まずは集計と条件分岐を押さえる。

• SUMIFS: 複数条件に合う数値を合計する
• COUNTIFS: 複数条件に合う件数を数える
• IF: 条件で表示や計算を分ける
• TEXT: 日付や数値の見た目を文字列として整える

SUMIFSとCOUNTIFSは、部署別、担当者別、月別の集計で使いやすい。ピボットテーブルほど大きな集計でなく、表の一部に結果を置きたいときに向く。

中級者向けに覚えたい関数

次に、検索と動的配列を覚える。

• XLOOKUP: コードやIDから値を探す
• FILTER: 条件に合うデータを抽出する
• SORT: 一覧を並べ替える
• UNIQUE: 重複なし一覧を作る

このあたりから、手作業のコピーやフィルター操作を数式に置き換えやすくなる。ただし、共有先のExcel環境で使えるかは確認する。

文字列整理で使いやすい関数

外部システムから出したデータやCSV風の文字列を扱うなら、文字列系の関数が効く。

• TEXTSPLIT: 区切り文字で分割する
• TEXTBEFORE: 指定文字より前を取り出す
• TEXTAFTER: 指定文字より後を取り出す
• VALUE: 文字列の数値を数値に変換する
• DATEVALUE: 文字列の日付を日付値に変換する

文字列整理は、集計前の地味な作業として出てくる。見た目が数値や日付でも、Excel内部では文字列のままというケースは多い。

応用向けに覚えたい関数

数式が長くなってきたら、LETを検討する。FILTER、SORT、UNIQUEを入れ子にした式は便利だが、あとから読みにくい。

VSTACK、HSTACK、CHOOSECOLS、TAKE、DROPも、表の形を整える場面で候補になる。ただし、この記事では個別の深掘りはしない。先に使う場面が多い関数から覚えた方が続けやすい。

覚える順番

実務で使うなら、次の順番が扱いやすい。

1. SUMIFS / COUNTIFS
2. XLOOKUP
3. FILTER / SORT / UNIQUE
4. TEXTSPLIT / TEXTBEFORE / TEXTAFTER
5. VALUE / DATEVALUE / TEXT
6. LET

まとめ

Microsoft 365のExcelでは便利な関数が増えている。ただ、実務では定番関数と新しい関数を混ぜて使う方が自然だ。新しさだけで選ばず、作業のどこを減らしたいかで選ぶ。

この記事では、Excelの新しい関数を「仕事で使う場面があるか」で絞って整理する。関数の網羅ではなく、個別記事へ進むためのハブとして使う。

使う前に確認したい対応バージョン

新しい関数は、ExcelのバージョンやMicrosoft 365の更新チャネルによって使える範囲が変わる場合がある。関数名が認識されない場合は、数式の前にExcelの更新状況を確認する。

GROUPBY、PIVOTBY、REGEX系のような比較的新しい関数は、環境差が出る可能性がある。公開前にはMicrosoft公式情報で提供状況を再確認したい。

新しい関数は便利だが、職場のExcelで動くとは限らない。共有するブックほど確認が先。

動的配列系

動的配列系では、FILTER、SORT、UNIQUEを先に押さえたい。

• FILTER: 条件に合う行を抽出する
• SORT: 結果を並べ替える
• UNIQUE: 重複しない一覧を作る

この3つは組み合わせて使う場面が多い。たとえば、条件に合う担当者だけを抜き出し、重複を外して、並べ替えるなら次のような考え方になる。

=SORT(UNIQUE(FILTER(A2:A100,B2:B100="東日本")))

詳しい使い分けは、FILTER・SORT・UNIQUEの比較記事に分ける。

検索・抽出系

検索ではXLOOKUPが実務で使いやすい。VLOOKUPと違い、戻り範囲を別に指定でき、左方向の検索も扱いやすい。

抽出範囲を整える関数として、CHOOSECOLS、TAKE、DROPも候補になる。ただし、この記事では深追いしない。まずはFILTERとXLOOKUPで「行を抽出する」「値を探す」を分けて覚える方が実務に乗せやすい。

文字列処理系

TEXTSPLIT、TEXTBEFORE、TEXTAFTERは、文字列整理で使う場面がある。

• TEXTSPLIT: 区切り文字で分割する
• TEXTBEFORE: 指定文字より前を取り出す
• TEXTAFTER: 指定文字より後を取り出す

CSV風データ、メールアドレス、ファイル名、コードの分割で使える。ただし、引用符付きCSVや値の中にカンマを含むCSVは、単純なTEXTSPLITでは崩れる可能性がある。

数式整理系

LETは、数式内で名前を定義して再利用する関数だ。FILTER、SORT、UNIQUEを組み合わせると式が長くなるため、中間結果に名前を付けると読み返しやすくなる。

ただし、短い数式まで無理にLET化する必要はない。あとから自分や他の人が読めるかを基準にする。

集計・分析系

新しい関数だけでなく、実務ではSUMIFS、COUNTIFSもまだ重要だ。日々の集計表では、複数条件の合計と件数を安定して出せる関数が強い。

GROUPBYやPIVOTBYは集計系の新しい選択肢になり得るが、利用できる環境に差がある可能性がある。現時点の記事では候補として触れるに留め、公開前の公式確認対象にする。

覚える順番の目安

最初に覚えるなら、次の順番が実務に近い。

1. SUMIFS / COUNTIFS
2. XLOOKUP
3. FILTER / SORT / UNIQUE
4. TEXTSPLIT / TEXTBEFORE / TEXTAFTER
5. LET
6. CHOOSECOLS / TAKE / DROP

新しさより、今の作業で繰り返している手作業を減らせるかを基準にする。

まとめ

Excelの新しい関数は、全部を覚えるより用途で整理した方が使いやすい。抽出、並べ替え、重複なし、検索、文字列処理、数式整理に分けると、どの記事を次に読めばよいかも見えやすい。

参考

• Microsoft公式 Excel関数一覧: https://support.microsoft.com/en-us/office/excel-functions-alphabetical-b3944572-255d-4efb-bb96-c6d90033e188
• Microsoft公式 Excel関数カテゴリ別一覧: https://support.microsoft.com/en-us/office/excel-functions-by-category-5f91f4e9-7b42-46d2-9bd1-63f26a86c0eb