要件は「休暇申請は管理者が承認する」「休暇はカレンダーで全員で参照可能とする」である。

休暇申請は「申請フォームを作る」だけでは終わらない。申請者が入力し、承認者に通知が届き、承認・却下され、カレンダーに反映され、結果が通知される。この一連の流れがつながっていないと、結局どこかで手作業が残る。

今回は、Microsoft 365環境の中で使える仕組みを前提に、休暇申請から承認、カレンダー登録、通知までをできるだけ一つの流れにまとめた。

作成したワークフローの概要

今回作成した休暇申請フローは、次のような流れで動作する。

1. 申請者が登録済みの休暇予定を確認する
2. Microsoft Formsから休暇申請を送信する
3. 承認者へTeamsまたはOutlookで承認依頼を通知する
4. 承認者が申請内容を承認または却下する
5. 承認された休暇を指定のカレンダーへ登録する
6. 申請者へ結果を通知する

申請フォームはMicrosoft Formsで作成し、処理のつなぎ込みはPower Automateで行う構成とした。通知先はTeamsとOutlookのどちらにも対応できるよう整理した。

対応した休暇パターン

複数日にまたがる休暇

申請フォームで開始日と終了日を受け取り、承認後にカレンダーへ一括登録できるようにした。1日ずつ手作業で登録する手間がなくなるだけでなく、共有カレンダー上で見える形にすることで、チームメンバーが後から確認しやすくなる。

時間休

申請フォーム内に時間を記入する欄を設け、カレンダー登録時の予定名や補足情報に反映する想定とした。午前休・午後休・指定時間帯など、運用によって必要な表現は変わるため、要件定義の段階で入力項目と表示内容を調整する前提にした。

承認者への通知

Formsから申請が送信されると、Power Automateが起動し、承認者へ承認依頼を送信する。承認者は、申請者名・休暇日・休暇区分・理由などを確認し、その場で承認または却下できる。

意識したのは、承認者が別の画面を探しに行かなくても判断できることだ。通知が届いても内容が足りなければ、結局Formsの回答や別ファイルを確認する必要が出てくる。そのため、承認画面上に必要な情報をできるだけ集約する構成にした。

承認後のカレンダー登録

承認された申請については、指定されたカレンダーへ休暇予定を登録する。登録先は、部署内の休暇共有カレンダーやチームのOutlook予定表など、運用側で用意してもらう前提とした。

休暇情報は、チームとして確認できる場所に反映されて初めて業務調整に使える情報になる。特に、複数人の休暇予定を確認しながら調整する職場では、カレンダー連携の効果は大きい。

申請者への通知

承認結果は申請者にも通知する。承認時はチームへの共有も兼ねて、チームメンバーへも通知する形を想定した。一方、却下時はチーム全体に共有する必要は薄いため、申請者（または代行申請の場合は代行者）への個別通知とした。承認時と却下時で通知先を分けることで、必要以上に情報を広げない運用にできる。

作ってみて重要だと感じた点

申請フォームだけでは業務改善にならない

Formsで入力を受け付けるだけでは、自動化としては半分しか完結していない。承認者への通知、承認結果の保存、カレンダー登録、申請者への返答、チームへの共有——このあたりまで含めて考えないと、フォームだけ増えて裏側の手作業が残る。

カレンダー登録までつなげると効果が出やすい

休暇申請は、承認されて終わりではない。承認済みの休暇を共有カレンダーへ反映しておけば、後からメールや申請履歴を探す手間が減る。

通知先はTeamsとOutlookのどちらがよいか

どちらが優れているかではなく、現場で普段どちらを見ているかで決める方がよい。Teamsを日常的に使っている組織ではTeams通知の方が見落としにくく、正式な通知や記録性を重視する場合はOutlookメールが扱いやすいこともある。

個別の会社ルールに合わせる必要がある部分

休暇申請は会社ごとのルール差が出やすい。休暇区分の種類、承認者の決め方、却下時の通知先、カレンダーに表示する文言、休暇理由をどこまで共有するかといった点は、事前に確認が必要になる。

特に注意が必要なのは、休暇理由の扱いだ。承認者には見せるとしても、チーム全体に同じ情報を通知してよいとは限らない。承認者向けの情報とチーム共有向けの情報は分けて考える必要がある。

まとめ

休暇申請ワークフローは、申請フォームを作るだけでは完結しない。承認者への通知、承認・却下、カレンダー登録、申請者への結果通知までつながって初めて、現場の手間が減る。

今回の構成では、Microsoft Forms・Power Automate・Teams・Outlook予定表を組み合わせることで、一連の流れを自動化した。大きな業務システムを新しく作らなくても、既存のMicrosoft 365環境を活用しながら比較的小さく始められるのが、この構成の扱いやすさだと感じた。

この記事では、Microsoft 365で使えるExcel関数を、仕事で使う順番に近い形で整理する。

選ぶ基準は新しさではなく作業に効くか

関数を覚える目的は、関数名を増やすことではない。抽出、検索、集計、文字列整理、数式整理のどこに効くかで見る。

仕事では新しいかどうかより、壊れにくく説明しやすいかが効く。

初心者向けに先に覚えたい関数

まずは集計と条件分岐を押さえる。

• SUMIFS: 複数条件に合う数値を合計する
• COUNTIFS: 複数条件に合う件数を数える
• IF: 条件で表示や計算を分ける
• TEXT: 日付や数値の見た目を文字列として整える

SUMIFSとCOUNTIFSは、部署別、担当者別、月別の集計で使いやすい。ピボットテーブルほど大きな集計でなく、表の一部に結果を置きたいときに向く。

中級者向けに覚えたい関数

次に、検索と動的配列を覚える。

• XLOOKUP: コードやIDから値を探す
• FILTER: 条件に合うデータを抽出する
• SORT: 一覧を並べ替える
• UNIQUE: 重複なし一覧を作る

このあたりから、手作業のコピーやフィルター操作を数式に置き換えやすくなる。ただし、共有先のExcel環境で使えるかは確認する。

文字列整理で使いやすい関数

外部システムから出したデータやCSV風の文字列を扱うなら、文字列系の関数が効く。

• TEXTSPLIT: 区切り文字で分割する
• TEXTBEFORE: 指定文字より前を取り出す
• TEXTAFTER: 指定文字より後を取り出す
• VALUE: 文字列の数値を数値に変換する
• DATEVALUE: 文字列の日付を日付値に変換する

文字列整理は、集計前の地味な作業として出てくる。見た目が数値や日付でも、Excel内部では文字列のままというケースは多い。

応用向けに覚えたい関数

数式が長くなってきたら、LETを検討する。FILTER、SORT、UNIQUEを入れ子にした式は便利だが、あとから読みにくい。

VSTACK、HSTACK、CHOOSECOLS、TAKE、DROPも、表の形を整える場面で候補になる。ただし、この記事では個別の深掘りはしない。先に使う場面が多い関数から覚えた方が続けやすい。

覚える順番

実務で使うなら、次の順番が扱いやすい。

1. SUMIFS / COUNTIFS
2. XLOOKUP
3. FILTER / SORT / UNIQUE
4. TEXTSPLIT / TEXTBEFORE / TEXTAFTER
5. VALUE / DATEVALUE / TEXT
6. LET

まとめ

Microsoft 365のExcelでは便利な関数が増えている。ただ、実務では定番関数と新しい関数を混ぜて使う方が自然だ。新しさだけで選ばず、作業のどこを減らしたいかで選ぶ。

この記事では、Excelの新しい関数を「仕事で使う場面があるか」で絞って整理する。関数の網羅ではなく、個別記事へ進むためのハブとして使う。

使う前に確認したい対応バージョン

新しい関数は、ExcelのバージョンやMicrosoft 365の更新チャネルによって使える範囲が変わる場合がある。関数名が認識されない場合は、数式の前にExcelの更新状況を確認する。

GROUPBY、PIVOTBY、REGEX系のような比較的新しい関数は、環境差が出る可能性がある。公開前にはMicrosoft公式情報で提供状況を再確認したい。

新しい関数は便利だが、職場のExcelで動くとは限らない。共有するブックほど確認が先。

動的配列系

動的配列系では、FILTER、SORT、UNIQUEを先に押さえたい。

• FILTER: 条件に合う行を抽出する
• SORT: 結果を並べ替える
• UNIQUE: 重複しない一覧を作る

この3つは組み合わせて使う場面が多い。たとえば、条件に合う担当者だけを抜き出し、重複を外して、並べ替えるなら次のような考え方になる。

=SORT(UNIQUE(FILTER(A2:A100,B2:B100="東日本")))

詳しい使い分けは、FILTER・SORT・UNIQUEの比較記事に分ける。

検索・抽出系

検索ではXLOOKUPが実務で使いやすい。VLOOKUPと違い、戻り範囲を別に指定でき、左方向の検索も扱いやすい。

抽出範囲を整える関数として、CHOOSECOLS、TAKE、DROPも候補になる。ただし、この記事では深追いしない。まずはFILTERとXLOOKUPで「行を抽出する」「値を探す」を分けて覚える方が実務に乗せやすい。

文字列処理系

TEXTSPLIT、TEXTBEFORE、TEXTAFTERは、文字列整理で使う場面がある。

• TEXTSPLIT: 区切り文字で分割する
• TEXTBEFORE: 指定文字より前を取り出す
• TEXTAFTER: 指定文字より後を取り出す

CSV風データ、メールアドレス、ファイル名、コードの分割で使える。ただし、引用符付きCSVや値の中にカンマを含むCSVは、単純なTEXTSPLITでは崩れる可能性がある。

数式整理系

LETは、数式内で名前を定義して再利用する関数だ。FILTER、SORT、UNIQUEを組み合わせると式が長くなるため、中間結果に名前を付けると読み返しやすくなる。

ただし、短い数式まで無理にLET化する必要はない。あとから自分や他の人が読めるかを基準にする。

集計・分析系

新しい関数だけでなく、実務ではSUMIFS、COUNTIFSもまだ重要だ。日々の集計表では、複数条件の合計と件数を安定して出せる関数が強い。

GROUPBYやPIVOTBYは集計系の新しい選択肢になり得るが、利用できる環境に差がある可能性がある。現時点の記事では候補として触れるに留め、公開前の公式確認対象にする。

覚える順番の目安

最初に覚えるなら、次の順番が実務に近い。

1. SUMIFS / COUNTIFS
2. XLOOKUP
3. FILTER / SORT / UNIQUE
4. TEXTSPLIT / TEXTBEFORE / TEXTAFTER
5. LET
6. CHOOSECOLS / TAKE / DROP

新しさより、今の作業で繰り返している手作業を減らせるかを基準にする。

まとめ

Excelの新しい関数は、全部を覚えるより用途で整理した方が使いやすい。抽出、並べ替え、重複なし、検索、文字列処理、数式整理に分けると、どの記事を次に読めばよいかも見えやすい。

参考

• Microsoft公式 Excel関数一覧: https://support.microsoft.com/en-us/office/excel-functions-alphabetical-b3944572-255d-4efb-bb96-c6d90033e188
• Microsoft公式 Excel関数カテゴリ別一覧: https://support.microsoft.com/en-us/office/excel-functions-by-category-5f91f4e9-7b42-46d2-9bd1-63f26a86c0eb