当時、私は不動産業務についてほとんど知識がありませんでしたが、実際にお客様とWeb会議を

重ねる中で、これまでの知見も生かし、「必要とされる機能を利用しやすい形で」を目指して

お客様と共にシステム化を進めました。

結果として、この案件は1次開発から4次開発まで続き、段階的に改善を重ねる形になりました。

今回は、その流れを振り返ってみます。

なぜExcelから始めたのか

最初に検討したのは、「どこまでシステム化するべきか」でした。

一般的には、最初からWebシステムやクラウドサービスを想像しがちです。

ただ、実際には、

• 利用人数がそこまで多くない
• Excel運用に慣れている
• ITリテラシーに差がある
• まず業務整理が必要

という状況でした。

そのため、最初から大きなシステムを作るのではなく、

「今の業務を壊さずに改善する」

ことを優先し、Excelベースで進めることにしました。

1次開発：まずは業務を理解する

最初の開発では、

• 不動産業者をマスタ管理
• 業者ごとに案内した物件情報を管理
• PDF資料を添付保存

といった基本機能を実装しました。

この時点では、不動産業界特有の業務知識がほとんどありませんでした。

そのため、実装よりも先に、

• どんな流れで業務が進むのか
• 誰が何を見ているのか
• どこで困っているのか

をWeb会議で丁寧に確認することを重視しました。

実際、小規模業務改善では「技術」より「業務理解」の方が重要だと感じています。

2次開発：部署ごとの運用と集計機能

1次開発したツールは、部署ごとに配布して利用する形になりました。

ただ、運用が始まると、

「部署ごとのデータをまとめたい」

という要望が出てきました。

そこで2次開発では、

• 部署ごとのデータをマージする機能
• 成績グラフの自動生成
• VPSサーバーによる共有環境

を追加しました。

特に印象的だったのは、「分析したい」というニーズが徐々に強くなっていったことです。

単に記録するだけでなく、

• どの部署が成果を出しているか
• どの業者との取引が多いか

を見たいという要望が増えていきました。

現場で実際に使われ始めると、必要な機能が具体化していくのを感じました。

3次開発：Accessへの移行

運用が進むにつれて、管理する業者数も増えていきました。

その結果、Excelだけでは扱いづらくなってきたため、データ管理部分をAccessへ移行しました。

ただし、入力画面はExcelを維持しました。

これは、

「利用者の使用感を変えない」

ためです。

もし入力方法まで大きく変えてしまうと、現場負荷が増えてしまいます。

小規模業務改善では、

「技術的に正しいか」

だけでなく、

「現場で使い続けられるか」

が非常に重要だと感じています。

また、2次開発で追加したグラフ機能も強化し、さまざまな軸で実績を確認できるよう改善しました。

ちなみにですが、Accessのライセンスは不要になる点も、この形態とした理由の一つです。

4次開発：OCRへの挑戦

4次開発では、新たにPDFで送られてくる物件情報の電子化に挑戦しました。

Pythonを利用し、OCR処理によって情報を読み取る仕組みを作成しました。

ただ、実際に試してみると、100%正確に読み取ることはできませんでした。

帳票形式の違いや文字品質の問題もあり、完全自動化には限界がありました。

そこで最終的には、

• OCR結果を保存
• 元画像も保存
• 目視確認しやすいUIを用意
• 修正しやすい形にする

という方向へ切り替えました。

「完全自動化」ではなく、

「確認作業を減らす」

方向へ落とし込んだ形です。

今振り返っても、この判断は間違っていなかったと思っています。

小規模業務改善で大事だと感じたこと

この案件を通して感じたのは、

「最初から完璧を目指さない」

ことの重要性でした。

特に小規模事業では、

• 現場に合うか
• 続けられるか
• 壊れないか
• 修正しやすいか

の方が重要になる場面が多いです。

最初から大規模システムを作るのではなく、

• Excelから始める
• 必要に応じて拡張する
• 運用しながら改善する

という進め方は、今でも有効だと感じています。

おわりに

最近はAIや自動化の話題も増えていますが、

実際の現場では、

「どこまで自動化するか」

より、

「どうすれば現場で使い続けられるか」

の方が重要になることも多いです。

この案件は、自分にとっても「業務改善とは何か」を考えるきっかけになった案件でした。

今後も、現場運用を壊さない形の改善を意識していきたいと思っています。