この記事では、Microsoft 365で使えるExcel関数を、仕事で使う順番に近い形で整理する。

選ぶ基準は新しさではなく作業に効くか

関数を覚える目的は、関数名を増やすことではない。抽出、検索、集計、文字列整理、数式整理のどこに効くかで見る。

仕事では新しいかどうかより、壊れにくく説明しやすいかが効く。

初心者向けに先に覚えたい関数

まずは集計と条件分岐を押さえる。

• SUMIFS: 複数条件に合う数値を合計する
• COUNTIFS: 複数条件に合う件数を数える
• IF: 条件で表示や計算を分ける
• TEXT: 日付や数値の見た目を文字列として整える

SUMIFSとCOUNTIFSは、部署別、担当者別、月別の集計で使いやすい。ピボットテーブルほど大きな集計でなく、表の一部に結果を置きたいときに向く。

中級者向けに覚えたい関数

次に、検索と動的配列を覚える。

• XLOOKUP: コードやIDから値を探す
• FILTER: 条件に合うデータを抽出する
• SORT: 一覧を並べ替える
• UNIQUE: 重複なし一覧を作る

このあたりから、手作業のコピーやフィルター操作を数式に置き換えやすくなる。ただし、共有先のExcel環境で使えるかは確認する。

文字列整理で使いやすい関数

外部システムから出したデータやCSV風の文字列を扱うなら、文字列系の関数が効く。

• TEXTSPLIT: 区切り文字で分割する
• TEXTBEFORE: 指定文字より前を取り出す
• TEXTAFTER: 指定文字より後を取り出す
• VALUE: 文字列の数値を数値に変換する
• DATEVALUE: 文字列の日付を日付値に変換する

文字列整理は、集計前の地味な作業として出てくる。見た目が数値や日付でも、Excel内部では文字列のままというケースは多い。

応用向けに覚えたい関数

数式が長くなってきたら、LETを検討する。FILTER、SORT、UNIQUEを入れ子にした式は便利だが、あとから読みにくい。

VSTACK、HSTACK、CHOOSECOLS、TAKE、DROPも、表の形を整える場面で候補になる。ただし、この記事では個別の深掘りはしない。先に使う場面が多い関数から覚えた方が続けやすい。

覚える順番

実務で使うなら、次の順番が扱いやすい。

1. SUMIFS / COUNTIFS
2. XLOOKUP
3. FILTER / SORT / UNIQUE
4. TEXTSPLIT / TEXTBEFORE / TEXTAFTER
5. VALUE / DATEVALUE / TEXT
6. LET

まとめ

Microsoft 365のExcelでは便利な関数が増えている。ただ、実務では定番関数と新しい関数を混ぜて使う方が自然だ。新しさだけで選ばず、作業のどこを減らしたいかで選ぶ。